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Professionelle E-Mail Accounts - Revisionssichere Archivierung - Hochsicherer Datenaustausch

 

Unsere out-of-the-box-Lösungen stehen Ihnen in kürzester Zeit zur Verfügung, sind Compliance sicher und können kundenindividuell angepaßt werden.

Professionelle E-Mail-Accounts auf Basis von Microsoft Exchange

 

 

Die E-Mail ist aus der geschäftlichen Welt nicht mehr wegzudenken. Um den Anforderungen der seit 1. Januar 2015 geltenden GoBD gerecht zu werden, bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, ganz einfach die revisionssichere Archivierung aller E-Mails als Zusatzoption zu buchen. Wahlweise für einzelne Postfächer oder das gesamte Mailsystem.

Alle von uns angebotenen E-Mail Postfächer verfügen über folgende Qualitätsmerkmale:

  • Professioneller Spam und Virenschutz
  • Tägliches Backup aller Postfächer (7 Tage Aufbewahrungszeit)
  • Unterstützung großer Dateianhänge (bis zu 100 MB brutto)
  • 45 Tage können gelöschte Elemente selber wiederhergestellt werden
  • Übernahme bestehender E-Mail Postfächer ist möglich
  • Wir übernehmen die Einrichtung und auf Wunsch die Administration
  • Betrieb in deutschem ISO 27001 zertifiziertem Rechenzentrum
  • Es gilt grundsätzlich das deutsche Datenschutzrecht
  • Optional: Outlook Lizenz inklusive
  • Optional: Die revisionssichere Mailarchivierung aller oder einzelner Postfächer

Wir unterstützen dabei auch bei der Herstellung aller erforderlichen gesetzlichen Rahmenbedingungen

 

REVISIONSSICHERE ARCHIVIERUNG

 

 

Dienten E-Mails noch vor einigen Jahren primär dem Informationsaustausch, werden mittlerweile häufig steuerrelevante Dokumente (Angebote, Rechnungen etc.) darüber versendet und empfangen.

Das Finanzamt hat aus diesem Grund zum 01. Januar 2015 die GoDB (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erlassen

Darin werden die Anforderungen in Bezug auf den Umgang mit elektronisch empfangenen und gesendeten Dokumenten konkretisiert und verschärft - insbesondere für steuerrelevante Unterlagen

In der Praxis ist es jedoch so gut wie unmöglich, eine Differenzierung zwischen steuerrelevanten und nicht steuerrelevanten Dokumenten zu vollziehen, um dann ausschließlich die gesetzlichen Anforderungen für erstere zu erfüllen

Aus diesem Grund ist die einzig praktikable Lösung für die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen die Einrichtung eines revisionssicheren Mailarchivs für alle relevanten Postfächer

Dies ist jedoch keine rein technische Angelegenheit, da rund um das Thema Mailarchivierung auch Aspekte des Datenschutzes (bspw. in Bezug auf die Regelungen im Unternehmen zur privaten Nutzung von Mailaccounts) berücksichtigt werden müssen

Ebenso müssen bestimmte Voraussetzungen im Umgang mit SPAM Mails erfüllt werden, damit die Archivierung im Ergebnis tatsächlich gesetzeskonform ausfällt.

 

HOCHSICHERER DATENAUSTAUSCH

 

 

Ihr Geschäftspartner benötigt umfangreiche Daten von Ihnen mit sensiblem Inhalt. Schnell eine E-Mail geschrieben und das Thema ist erledigt?
Im Prinzip ja, doch problematisch wird es immer dann, wenn Dateien verschickt werden sollen, die vertrauliche Informationen beinhalten oder aber schlicht zu groß für den Versand per E-Mail sind. Nicht erst seit den NSA Abhörskandalen weiß man, dass jede versendete Nachricht im Internet abgefangen werden kann und Kopien jeder E-Mail auf vielen Servern (auch im Ausland) lagern. Kann man bei der Übertragung großer Daten evtl. noch auf alternative Dienste ausweichen (Dropbox & Co.), so endet dies spätestens wenn es um Dateien mit sensiblen Inhalten geht. Denn auch bei diesen Diensten verliert der Anwender die Kontrolle über seine Dateien und weiß nicht was mit ihnen tatsächlich geschieht.

Welchen Nutzen bietet Ihnen Secure Data Exchange?
Mit Hilfe dieser Lösung können Sie nahezu beliebig große Dateien auf sicherem Wege an beliebig viele Empfänger übertragen, ohne dabei irgendwelche Spuren im Internet zu hinterlassen. Sie behalten zu jedem Zeitpunkt die volle Kontrolle über ihre Daten.
Und das Beste daran: Sie erhalten eine eigene Plattform, welche exklusiv von Ihnen genutzt wird. Diese ist sowohl inhaltlich als auch optisch nach außen als Kommunikationsmedium Ihres Unternehmens erkennbar. Sie denken das sei unbezahlbar? Weit gefehlt!
Somit schaffen Sie bei ihren Geschäftspartnern maximales Vertrauen und gewinnen für sich die Gewissheit, optimal mit sensiblen Informationen umzugehen.


Auf den Punkt gebracht: Sicherheit & Professionalität in der Außenwirkung.

 

msts solutions sind die Softwareapplikationen der msts GmbH.

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